Как происходит архивная обработка документов?

ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ

Важность создания архива организации понимает каждый руководитель. Но многие не просто не знают, с чего начать, но даже не разбираются в самой сути архивной обработки дел. Именно поэтому лучший способ разобраться с имеющимися завалами — доверить работу профессионалам.

Суть метода

Архивная обработка документов — сложный и многоступенчатый процесс, который состоит из нескольких важных, последовательных этапов:

• анализ бумаг — экспертиза научной и практической ценности документов, определение сроков их хранения;


• систематизация бумаг по степени важности и типу;


• оформление дел в строгом соответствии с законом и требованиями, прописанными в соответствующем документе — «Основных правилах работы архивов организаций»;


• создание каталога;


• выявление и утилизация документов с истекшим сроком хранения или вообще не подлежащих архивированию;


• составление актов.

Кроме того, для того, чтобы в дальнейшим сотрудникам было легко и удобно пользоваться архивом и пополнять его, профессионалы могут провести обучение и проконсультировать персонал.

Более подробно с процедурой можно ознакомиться по этой ссылке.

Как все происходит на практике?

В большинстве компаний документы хранятся в различных шкафах, сейфах, иногда для них выделено специальное помещение, а иногда их вовсе приходится собирать по разным кабинетам.

Поэтому на практике разбор бумаг начинает с того, что сотрудники архива проводят сбор и анализ документов. Ситуации бывают разными: одна компания только начала работу и бумаг еще не скопилось много, а другая трудится уже не первый год. Одни люди более-менее поддерживают порядок своими силами, у других наблюдается полный хаос. Соответственно первая стадия может занимать разное время в зависимости от сложности и запущенности ситуации.

Когда все документы рассортированы, определены их сроки хранения и тип, все намного проще, дальше дело идет по накатанной, но только если речь идет о профессионале. Неподготовленному человеку придется еще ознакомиться с правилами оформления бумаг.

Электронный или бумажный архив

Несмотря на то, что гораздо более простым и экологичным считается переход на электронный документооборот, по закону многие документы должны иметься и в бумажном виде. Тем не менее, если у вас есть возможность, параллельно переводить документы и в электронный вид, обязательно нужно это сделать. В этом случае существенно снизится вероятность потери и порчи оригинала.

Каталог тоже должен быть представлен как в электронном, так и в распечатанном виде.

Другие новости этой рубрики: