г. Москва Online - Городской портал г. Москва
Городской портал Москва

Как происходит архивная обработка документов?

08.11.18
Новости компаний

ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ

Важность создания архива организации понимает каждый руководитель. Но многие не просто не знают, с чего начать, но даже не разбираются в самой сути архивной обработки дел. Именно поэтому лучший способ разобраться с имеющимися завалами — доверить работу профессионалам.

Суть метода

Архивная обработка документов — сложный и многоступенчатый процесс, который состоит из нескольких важных, последовательных этапов:

  • анализ бумаг — экспертиза научной и практической ценности документов, определение сроков их хранения;

  • систематизация бумаг по степени важности и типу;

  • оформление дел в строгом соответствии с законом и требованиями, прописанными в соответствующем документе — «Основных правилах работы архивов организаций»;

  • создание каталога;

  • выявление и утилизация документов с истекшим сроком хранения или вообще не подлежащих архивированию;

  • составление актов.


Кроме того, для того, чтобы в дальнейшим сотрудникам было легко и удобно пользоваться архивом и пополнять его, профессионалы могут провести обучение и проконсультировать персонал.

Более подробно с процедурой можно ознакомиться по этой ссылке.

Как все происходит на практике?

В большинстве компаний документы хранятся в различных шкафах, сейфах, иногда для них выделено специальное помещение, а иногда их вовсе приходится собирать по разным кабинетам.

Поэтому на практике разбор бумаг начинает с того, что сотрудники архива проводят сбор и анализ документов. Ситуации бывают разными: одна компания только начала работу и бумаг еще не скопилось много, а другая трудится уже не первый год. Одни люди более-менее поддерживают порядок своими силами, у других наблюдается полный хаос. Соответственно первая стадия может занимать разное время в зависимости от сложности и запущенности ситуации.

Когда все документы рассортированы, определены их сроки хранения и тип, все намного проще, дальше дело идет по накатанной, но только если речь идет о профессионале. Неподготовленному человеку придется еще ознакомиться с правилами оформления бумаг.

Электронный или бумажный архив

Несмотря на то, что гораздо более простым и экологичным считается переход на электронный документооборот, по закону многие документы должны иметься и в бумажном виде. Тем не менее, если у вас есть возможность, параллельно переводить документы и в электронный вид, обязательно нужно это сделать. В этом случае существенно снизится вероятность потери и порчи оригинала.

Каталог тоже должен быть представлен как в электронном, так и в распечатанном виде.